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物理的なストレージよりもクラウドストレージを使う機会がますます増える中で、Google ドライブはデジタル世界を生きるために、欠かせないサービスです。

今ではあまりに用途が広がり、現在の2TBのストレージからさらにアップグレードを検討するほどになっています。

【今日のワークハックはこんな人におすすめ！】

効率とスピードを何よりも重視するビジネスパーソン
Googleドライブをもっと活用したい人

1. もう「上書きしちゃった！」で泣かない。文章作成の最強の味方

仕事でもプライベートでも、文章を書く機会が多い私にとって、Googleドキュメントの「バージョン履歴」機能は、計り知れないほどの時間と手間を節約してくれました。

書きかけのプロジェクトの草稿が消えてしまう絶望から救ってくれただけでなく、過去のバージョンと比較検討することで、より効果的な文章を生み出す手助けをしてくれるのです。

古い下書きに戻る
変更箇所を比較する
特定のバージョンに名前をつけて保存する

こうした機能のおかげで、「いつでも元に戻せる」という安心感が生まれ、常にバックアップを取る手間もなく、もっと大胆に、もっと自由に文章表現を試せるようになりました。

2. ひらめきを逃さない！Googleドキュメントが「デジタルホワイトボード」に

誰かと共同で作業をするときや、私はGoogleドキュメントの「描画」機能を開いてアイデアをスケッチするのが好きです。

この手のブレインストーミングは、iPadとペンシルを使うのが最も効果的ですが、マウスとキーボードでも十分にアイデアをスケッチできます。

箇条書きや矢印、色分けしたテキストボックスを簡単に追加して、アイデアに命を吹き込むのも簡単。友人を招待して同じドキュメントで共同作業すれば、リアルタイムでアイデアが形になっていく様子を見ることもできます。

3. 「あれどこだっけ？」がなくなる。家族や同居人と作る「デジタル掲示板」

パートナー、大学のルームメイト、あるいは家族など、誰かと一緒に暮らしているなら、全員で管理したい書類がいくつかあるはずです。

公共料金の請求書、家計簿、賃貸契約書など。シンプルな解決策は、Googleドライブに共有フォルダを作り、必要なメンバーにアクセス権を付与することです。

私の両親は離れて暮らしていますが、旅行に行くときはいつも、旅程やパスポートのコピー、保険証券などを家族の共有フォルダに入れてくれます。

これなら、何かあったときに誰でもすぐに確認できて安心です。

4. 面倒なデータ入力は自動化！FormsとSheetsで作る自分だけの分析マシン

Googleドライブが持つ最も過小評価されている力の一つが、Googleフォームです。

私は最近、トレーニングの内容、睡眠時間、摂取カロリーといった日々のフィットネスデータを特定のフォームに入力し始めました。

すると、その回答は自動的にGoogleスプレッドシートに送られます。

時間が経つにつれて、このシートは私だけの分析ダッシュボードへと進化し、実際のデータに基づいて傾向を追跡し、目標を設定できるようになるでしょう。

他にも、友人とのイベントや旅行を計画する際のアンケート、経費の追跡、連絡先への出欠確認など、使い道は無限大。

こんなにも便利な軽量自動化ツールが、すぐ目の前に隠れていたなんて、まだまだその可能性のほんの一部にしか触れられていない気がします。

5. 専門ソフトはもう不要？クリエイティブな共同作業の中心地に

誰かと一緒に作業をするとき、私が真っ先にやるのはGoogleドライブ内に共有フォルダを作ること。そこは、私たち全員が協力できる場所になります。

共同執筆者のためのやり取りの場、イベントプランナーのためのスペース、あるいは建設プロジェクトを遂行するための拠点としても機能するでしょう。

クラウドが私たちだけのクリエイティブな空間となり、いつでも、どこからでも、誰もがプロジェクトに貢献できるのです。

6. コストゼロで実現！Googleドライブがポッドキャスト配信局になる

Google ドライブは、共有プロジェクトやポッドキャストの共同制作において特に効果を発揮します。録音したままの音声ファイル、書き起こしたテキスト、メモなどをすべて一つの共有フォルダに保存し、参照用に簡単に音声を再生できます。

さらに、公開共有リンクを使えば、完成した作品をメーリングリストやSNSを通じてリスナーに届けることだって可能です。

私自身、大学の講義を録音して後で文字起こしするために整理したり、音楽のアイデアをストックしておく「音声のスケッチパッド」として利用したりしていました。

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Jack Mitchel

2024年6月よりMakeUseOfの寄稿ライターとして、エンターテイメントと関連テクノロジーを専門に執筆。読者の知的好奇心を刺激し、有益な情報を提供できるような魅力的なコンテンツ制作に情熱を注いでいる。2010年以来、SlashGear、BestReviews、Ezvid Wikiなど、複数の著名なオンラインメディアで記事やレビューを発表してきた実績を持つ。